Urusan penagihan terkadang bisa menjadi perkara yang cukup rumit. Tidak sedikit dilema yang dirasakan. Namun jika urusan penagihan ini tidak lancar, bisnislah yang akan menjadi korban. Pengelolaan invoice yang baik dibutuhkan untuk mengantisipasi masalah seperti ini. Akan tetapi bagaimana cara mengelola invoice yang baik?
1. Buat invoice mudah dimengerti
Ada beberapa kaidah yang harus dipenuhi saat membuat invoice. Meski demikian, invoice yang dibuat harus mudah dimengerti. Setidaknya poin utama tagihan bisa dipahami oleh pembeli.
Cantumkan informasi barang ataupun jasa yang diberikan secara jelas. Tuliskan detailnya secara singkat lengkap dengan jumlah dan harga satuannya jika memang diperlukan. Informasi yang diberikan memang harus lengkap. Meski demikian, informasi tersebut sebaiknya juga fokus pada poin-poin pokok tagihan.
2. Kirim invoice secepat mungkin
Semakin cepat invoice dikirimkan, semakin cepat tagihan tersebut dibayarkan. Untuk itu, pastikan untuk segera membuat dan mengirim invoice setelah pekerjaan selesai dikerjakan ataupun setelah barang diterima oleh pelanggan. Cara ini bisa membantu menekan risiko keterlambatan pembayaran tagihan.
3. Buat catatan untuk membantu melacak invoice yang dikeluarkan
Untuk setiap invoice yang dikeluarkan, pastikan ada catatannya. Memiliki daftar invoice ataupun daftar tagihan akan sangat membantu dalam pengelolaan invoice. Ini akan membantu melacak setiap tagihan yang dimiliki perusahaan. Jika ada tagihan yang belum dibayar, hal tersebut dapat diketahui dengan mudah. Tindakan yang tepat juga dapat diambil lebih cepat.
4. Berikan batas pembayaran
Pengelolaan invoice tidak terbatas pada bagaimana membuat invoice. Agar tagihan dibayar tepat pada waktunya, pelaku bisnis atau divisi yang mewakili urusan penagihan juga harus memberi tenggat waktu pembayaran secara jelas.
Tenggat waktu ini harus disesuaikan dengan kesepakatan sebelumnya. Diskusikan hal tersebut dengan calon pembeli sebelum mulai mengirimkan barang atau hasil kerja. Jika tenggat waktu tersebut dibuat atas kesepakatan bersama, pembeli juga akan berusaha untuk memenuhi tanggung jawabnya tepat waktu.
Selain memberi tenggat waktu pembayaran, jangan lupa juga untuk memberi semacam hukuman jika pembayaran sampai terlambat. Ini perlu dilakukan untuk menekankan bahwa tagihan tersebut harus dibayar tepat waktu.
5. Jangan sungkan mengingatkan akan tagihan
Mengingatkan pelanggan akan tagihan yang menjadi tanggung jawabnya tidak hanya dilakukan saat tenggat waktu pembayaran sudah terlewati. Sebaliknya, ini harus dilakukan sebelum tenggat waktu. Setidaknya ingatkan pelanggan satu hari sebelumnya. Sampaikan juga insentif yang akan diperoleh jika membayar sebelum batas waktu yang telah ditentukan. Ini bisa mendorong pelanggan untuk membayar tagihan lebih cepat.
6. Beri insentif untuk pembayaran lebih awal
Pembeli suka dengan insentif. Jadi berikan itu jika mereka melakukan pembayaran lebih cepat dari tenggat waktu. Wujud insentif yang diberikan bisa beragam. Insentif ini bisa berupa potongan harga atau bahkan hadiah langsung.
Memberi insentif seperti ini bisa menjadi trik pengelolaan invoice yang cukup ampuh. Cara ini akan meningkatkan motivasi pembeli agar membayar lebih cepat. Jika tagihan dibayar lebih cepat, operasional bisnis juga lebih lancar.
7. Beri denda untuk keterlambatan pembayaran
Tenggat waktu harus mengikat dan mendorong pelanggan untuk membayar tagihan tepat waktu. Namun jika tidak ada denda, tenggat waktu yang diberikan jadi tidak bernilai. Untuk itu, pastikan untuk memberlakukan sistem denda. Informasikan hal tersebut kepada pelanggan bersamaan dengan pemberian invoice. Satu hal yang tidak kalah penting, pastikan pelanggan memahami sistem denda yang diberlakukan.
Untuk membantu pengelolaan invoice, dibutuhkan alat yang tepat. Anda bisa memanfaatkan software pengelolaan tagihan untuk itu. Software ini akan membantu Anda membuat invoice lebih cepat dan mengelolanya lebih baik. Fitur notifikasi via SMS dan email juga sudah tersedia. Begitu juga dengan fitur payment reminder yang akan membantu memastikan tagihan dibayar tepat waktu.
Tips Memilih Aplikasi pembuat invoice
Kemajuan teknologi memberikan efek yang sangat besar terhadap banyak bidang termasuk ekonomi dimana, hal ini ditandai dengan lahirnya aplikasi pembuat invoice. Setiap aplikasi dilengkapi dengan fitur yang berbeda-beda dan menarik.
Keberadaan aplikasi ini sangat penting untuk kemajuan bisnis terutama bagi pelaku UKM. Para pelaku UKM tidak memiliki pembukuan yang baik. Untuk itu, aplikasi invoice dan kwitansi bisa menjadi alat yang tepat untuk membantu keuangan bisnis mereka agar berjalan dengan baik.Jika kamu tertarik untuk mencari aplikasi pembuat invoice yang pas, berikut tips yang harus kamu ketahui.
Aplikasi pembuat invoice yang baik punya fitur yang lengkap
Kamu harus memastikan fitur-fitur yang ada di aplikasi pembuat invoice tersebut lengkap. Ada 5 fitur penting yang harus ada yakni, manajemen kontak, pajak dan faktur pajak, sistem yang telah terotomatisasi dan email tagihan, dashboard overview, fitur untuk kegiatan operasional (invoice, kwitansi, nota, neraca, dll), dan template serta dashboard overview.
Pada intinya, sebuah aplikasi yang baik biasanya berisi fitur-fitur penting serta rangkuman laporan yang dapat memberikan informasi apakah perusahaan yang dipimpin berada dalam kondisi yang baik. Setelah itu, aplikasi yang baik juga harus memiliki sistem yang telah terotomatisasi dan email tagihan yang dapat membantu kamu untuk mendapatkan email atau notifikasi tentang pelanggan yang belum bayar.
1. Fitur tambahan yang suportif
Selain menyediakan fitur utama yang dibutuhkan, sebuah aplikasi pembuat invoice yang bagus biasanya memiliki fitur tambahan yang dapat mendukung kinerja kamu menjadi lebih baik. Salah satu contohnya, integrase dengan pihak ketiga. Pihak penyedia aplikasi akan mengadakan kerjasama dengan pihak lain untuk membuat fitur baru yang dapat menarik pelanggan lebih banyak.
Selain itu, fitur fungsionalitas ponsel juga penting. Fitur ini membantu kamu untuk mengunduh hasil pekerjaan kamu secara langsung, sehingga kamu bisa mengerjakannya dimana saja atau mengirimkannya via email atau aplikasi chat seperti Whatsapp.
2. Sesuaikan dengan kebutuhanmu
Setelah mengetahui fitur-fitur yang ada, hal terakhir yang harus kamu lakukan adalah, kamu harus memilih aplikasi pembuat invoice yang paling pas. Kamu bisa membandingkan beberapa aplikasi dan memilih aplikasi yang terbaik.
Kamu bisa memilihnya berdasarkan beberapa faktor. Pertama, kamu bisa memilihnya berdasarkan kebutuhan kantor kamu. Cari tahu tentang kebutuhan apa yang benar-benar dibutuhkan. Biasanya, kantor membutuhkan beberapa fitur operasional akuntansi seperti, invoice, kwitansi, nota dan juga fitur lainnya.
Selain itu, kamu juga bisa memilih faktor kemudahan. Faktor kemudahan menjadi faktor penting yang harus dilihat. Aplikasi yang mudah digunakan dapat membantu kamu untuk bekerja lebih mudah tanpa harus menghabiskan waktu yang lama untuk mempelajarinya.
Faktor selanjutnya, apakah aplikasi yang ada bekerja berdasarkan prinsip akuntansi? Faktor ini terkadang dilupakan oleh orang-orang. Kamu harus melihat apakah aplikasi tersebut bekerja berdasarkan prinsip akuntansi sehingga, kamu bisa mendapatkan laporan keuangan yang pas dan tidak melenceng jauh dari prinsip akuntansi.
Terakhir, harga dari aplikasi tersebut. Faktor harga memang menjadi faktor penting yang turut mempengaruhi pertimbangan seseorang dalam memilih aplikasi. Karena itu, kamu bisa membandingkan aplikasi-aplikasi yang ada sesuai dengan harga dan fitur yang ditawarkan.
Buat Invoice dan Kwitansi Makin Mudah dengan Aplikasi Jurnal by Mekari
Jurnal adalah aplikasi invoice yang membantu mengelola keuangan bisnis lebih mudah, cepat, aman, dan nyaman. Dengan menggunakan software akuntansi Jurnal, Anda akan mendapatkan laporan keuangan secara instan dan real-time. Info lebih lanjut mengenai Jurnal dapat Anda lihat website Jurnal.
Ada beragam fitur yang bisa kamu gunakan mulai dari invoice, nota, kwitansi, chart of account, inventory, dan fitur lainnya. Karena itu, kamu tidak akan lagi kepusingan karena semua fitur sudah ada hanya dalam satu aplikasi saja! Semuanya jadi lebih praktis dan mudah Bersama Jurnal! Yuk Cobain, gratis selama 14 hari dengan mendaftar di website Jurnal